Obračun plač

Proces obračuna plač na prvi pogled

Proces obračun plač sestavlja cela vrsta opravil. Za njihovo izvedbo podjetje potrebuje programsko opremo, znanje in človeške vire. Pri tem velja načelo, da imajo večja podjetja bolj kompleksne zahteve oziroma potrebe (evidence, analitika in zaupnost podatkov). Zato potrebujejo boljšo (dražjo) programsko opremo in bolj izkušene človeške vire. Vse to pa povzroča stroške, ki jih je včasih nekoliko težje opredeliti in ovrednotiti.

Obračun in izplačilo plač je za podjetja zelo pomembno. Večje, kot je podjetje, bolj je ta proces pomemben. Po drugi strani pa proces obračuna plač povzroča zgolj stroške in ne ustvarja nikakršne dodane vrednosti. Poleg kompleksnosti potreb iz prvega odstavka na stroške vpliva tudi kompleksnost zakonodaje. Žal je slovenska zakonodaja tudi na tem področju nejasna, nedorečena in preveč razpršena - za poznavanje področja obračuna plač je danes potrebno spremljati spremembe (pre)številnih predpisov.

Na vrh

Kaj je outsourcing

Osnovne značilnosti zunanjega izvajanja obračuna plač

OUTSOURCING ali zunanje izvajanje pomeni, da praktično vsa opravila prevzame zunanji izvajalec. Razlogi za boljšo učinkovitost pri zunanjih izvajalcih so splošno znani: ekonomija obsega, optimizirani procesi in izkušnje. Pri obračunu plač so pomembni še zaupnost, varnost podatkov in seveda zanesljivost.

Če je zunanje izvajanje obračuna plač organizirano optimalno, potem naročnik samo posreduje svoje podatke izvajalcu storitve in prevzame izhodne podatke oziroma dokumente. V današnjem času se praktično vsi podatki izmenjujejo v elektronski obliki. Med podatki, ki so potrebni za obračun plač, je tudi množica osebnih podatkov, zato je varna izmenjava podatkov ključnega pomena. Naši naročniki imajo varnost izmenjave podatkov zagotovljeno v sistemu KADIS.

Na vrh

Prednosti in slabosti

Splošne prednosti in slabosti zunanjega izvajanja

Med splošne prednosti zunanjega izvajanja lahko uvrstimo:
- dolgoročno nižji skupni stroški
- stroški so predvidljivi, jasni in se prilagajajo količini
- sprostitev človeških virov za osnovno dejavnost podjetja
- običajno višja kakovost storitve

Ali obstajajo tudi slabosti zunanjega izvajanja? Morda, vendar je večina argumentov proti bolj posledica strahu ali celo slabih izkušenj v preteklosti. Zato je izbira zanesljivega, strokovnega in zaupanja vrednega izvajalca na tem področju ključna. Oglejte si naš koncept storitve zunanjega izvajanja obračuna plač, ki je plod več kot 20-letnih izkušenj, znanja in razvoja. Zagotavljamo vam, da smo prava izbira!

Na vrh

Naš koncept

Naša storitev zunanjega izvajanja obračuna plač in njene prednosti

Ukvarjamo se samo z obračunom plač. Z nenehno optimizacijo procesa, logistike in naše lastne programske opreme smo storitev zunanjega izvajanja postavili na višji nivo. Uspeli smo obrniti način prilagajanja v pravo smer. Naša storitev se v celoti in na vseh področjih prilagaja naročnikom in ne obratno. S tem že ob zagonu storitve (prehodu) zagotavljamo bistveno nižje stroške od konkurence. Naročniki nam lahko posredujejo vhodne podatke za obračun v taki obliki, kot jih že imajo. In dobijo izhodne podatke oziroma dokumente (datoteke) v taki obliki, ki jo potrebujejo. Nič drugega, nobenih sprememb, prilagoditev in dodatnega dela.

V nadaljevanju so na kratko opisane ključne prednosti naše storitve zunanjega izvajanja obračuna plač, ki nas ločijo od konkurence na tem področju.

Prva naša prednost je lastna programska oprema, ki je namenjen zgolj obračunavanju plač. To nam zagotavlja neodvisnost od zunanjih dejavnikov in 100% koncentracijo zgolj na področje obračuna plač. Zato imamo vrhunsko podatkovno strukturo odprtega tipa, ki omogoča podporo neštetim možnostim v plačnih sistemih, analitiki stroškov dela in poročanju državnim in drugim institucijam.

Druga prednost je specializacija. Celotna ekipa, čeprav majhna, dela samo na tem področju. Vse znanje in izkušnje vgrajujemo v programsko opremo in logistiko. S tem neprestano izboljšujemo našo storitev in uspešno obvladujemo učinke inflacije ter zagotavljamo naročnikom fiksne nominalne cene dolgo vrsto let. Tudi naše poslovanje je optimizirano tako, da storitve, ki niso naš osnovni posel najemamo (zunanje izvajanje). Skratka, ves naš čas, znanje, izkušnje in sposobnosti - vse je posvečeno samo procesu obračuna plač.

Tretja prednost je naša prilagodljivost. Neodvisnost od zunanjih dejavnikov (lastna programska oprema) in specializacija nam omogočata, da nenehno prilagajmo našo storitev naročnikovim potrebam oziroma zahtevam. To se najbolj odraža ob zagonu storitve (začetku sodelovanja). V našem primer pa procesa prilagajanja ni konec. Naročnikove potrebe oziroma zahteve se lahko s časom spreminjajo, mi pa jim vedno ponudimo rešitve.

Četrta prednost je naš sistema KADIS. Tudi naročniki zunanjega izvajanja dobijo (brezplačno) on-line sistem v uporabo (samo vpogled v podatke)) za neomejeno število uporabnikov. Določiti morajo zgolj njihove pravice in pooblastila. S tem elegantno rešimo enega od tipičnih zadržkov pred zunanjim izvajanjem - za vsak podatek/dokument je potrebno klicati izvajalca. Našim naročnikom so podatki vedno na voljo. Kjerkoli in kadarkoli.

Peta prednost je zaupnost in varnost podatkov. Večina zunanjih izvajalcev obračuna plač si podatke z naročniki izmenjuje po e-pošti. Mi se že od vsega začetka delovanja zavedamo, da je zaupnost in varnost osebnih podatkov in podatkov o plačah ključnega pomena za naš posel. Zato smo razvili lastno rešitev v sklopu sistema KADIS, ki nam omogoča enostavno, zanesljivo in poceni možnost varne izmenjave podatkov z naročniki. Še več, naša rešitev omogoča tudi zaupnost podatkov pri posameznem naročniku, saj lahko določimo ločene lokacije izmenjav za posamezne uporabnike naročnika (npr. posredovanje podatkov o osnovnih plačah ločeno od posredovanja podatkov o bonusih in stimulacijah).

Šesta prednost je edinstveni sistem t.i. naprednih rekapitulacij. S tem omogočamo uporabnikom kreiranje ad-hoc pregledov in izpisov iz vseh podatkov, ki se obdelujejo v procesu obračuna plač. V kombinaciji s široko razvejano strukturo podatkov, ki omogoča veliko možnosti filtriranja in členjenja podatkov, je to vrhunsko orodje za analitiko stroškov dela in simulacije izračunov.

Na koncu je potrebno omeniti še tehnologijo za tiskanje zaprtih kuvertiranih plačilnih list in obvestil (dohodnina, plačani prispevki). Po naših izkušnjah je pri zunanjem izvajanju obračuna plač to bolj redkost kot pravilo. Če pa že, se tiskanje izvaja pri podizvajalcih. Mi smo tudi tukaj sami gospodarji svoje usode in seveda omogočamo naročnikom prilagodljivost (tiskanje logotipov, morebitne plačane poštnine, vsebina plačilnega lista).

Na vrh

Skriti stroški

Kratka analiza stroškov internega obračuna plač in primerjava z zunanjim izvajanjem

Za odločitev o zunanjem izvajanju obračuna plač je ključnega pomena primerjava stroškov. Pri tem nastane problem - identifikacija vseh skritih stroškov (razpršenih drobnih opravil) v procesu internega obračuna plač je problematična. Tako z vidika časa, kot z vidika zasedenosti človeških virov. Običajno se v izračunu upošteva strošek dela zaposlenih, ki v podjetju dejansko izvajajo obračun plač. Pri tem se računa zgolj čas za vnos podatkov, izvedbo obdelave in pripravo poročil oziroma izhodnih podatkov. Spregleda pa se cela množica drobnih opravil, ki so povezana z internim procesom obračuna plač (spremljanje zakonodaje, prilagajanje nastavitev v programski opremi, izobraževanje, vzdrževanje programa in strojne opreme, varovanje podatkov, skrb za tajnost plač, skrb za nadomeščanje v primeru nepredvidenih okoliščin, isknaje podatkov in priprava raznih ad-hoc poročil za vodstvo podjetja, izvajanje simulacij, izračunov in primerjav, priprava refundacijskih zahtevkov, urejanje odtegljajev, morebitna komunikacija z upniki - odtegljaji, izvajanje izvršb). Storitev zunanjega izvajanja obračuna plač pokriva tudi vse zgoraj navedene bolj ali manj administrativne zadeve in omogoča bistveno večjo sprostitev človeških virov, kot to zgleda na prvi pogled.

Programska oprema za obračun plač

Tudi programska oprema za obračun plač povzroča stroške. Vsako podjetje na nek način plačuje vzdrževanje in usklajevanje programa z zakonodajo. Še bolj pomembna pa je kvaliteta programske opreme - predvsem v analitičnem delu. Priprava raznih ad-hoc poročil, simulacij in izračunov lahko povzroči zaposlenim precej dodatnega dela, če programska oprema tega ne omogoča na učinkovit način. Tudi to je del t.i. skritih stroškov v internem procesu obračuna plač.

Stroški zunanjega izvajanja obračuna plač so jasni, predvidljivi in se prilagajajo količini

Pri zunanjem izvajanju obračuna plač je strošek običajno izražen kot cena na plačilni list. Pokriva vsa v prejšnjih odstavkih navedena opravila. Zato so mesečni stroški obračuna plač popolnoma jasni. Podjetje jih z lahkoto zelo natančno načrtuje brez kakršnihkoli presenečenj v obliki zapletenih zakonskih sprememb, kompleksnih sprememb poročanja državi ali česa podobnega. V primeru zunanjega izvajanja se seveda stroški tudi prilagajajo količini, kar je še posebej pomembno v današnjih zaostrenih gospodarskih razmerah. Pomembno dejstvo je tudi to, da z zunanjim izvajanjem obračuna plač odgovornost za zakonitost in pravilnost obračunov prevzame zunanji izvajalec. Tudi odgovornost je lahko strošek.

Na vrh

OUTSOURCING

Primeri

Oglejte si nekaj nazornih primerov prednosti naše storitve zunanjega izvajanja obračuna plač.