Zaupnost in varnost podatkov

Podatki o plačah morajo biti zaupni in hkrati varni iz več vidikov

Zaupnost podatkov

Iskanje informacij o plačah drugih zaposlenih v podjetju (največkrat predvsem vodstva) je dokaj pogosta praksa ali zabava v slovenskih podjetjih. Dostikrat postane moteče pri ustvarjanju oziroma vzdrževanju primernega delovnega vzdušja v podjetju in odnosov med zaposlenimi. Zelo učinkovita rešitev za ta problem je zunanje izvajanje obračuna plač. Že samo dejstvo, da podatki niso več v hiši povpraševanje po tovrstnih informacijah znotraj podjetja zmanjša na minimalno raven. Z možnostjo operativnega nadzora oziroma selektivnega dodeljevanja pooblastil za dostop operativnim kadrom na tem področju pa podjetje z lahkoto obvlada ta problem. Naš sistem in logistika omogočata naročnikom zaupnost podatkov v največji možno meri.

Varnost podatkov I

Podatki o plačah niso zanimivi samo za zaposlene v podjetju, ampak tudi za marsikoga drugega. Poleg tega je varnost osebnih podatkov tudi zakonsko urejena. Vdori v računalniške sisteme zaradi podatkov o plačah so sicer bolj ali manj redkost. Se pa dogaja, da podaki uidejo med transportom, saj se največkrat izmenjujejo preko e-pošte v pripetih dokumentih. Tako so dosegljivi raznim administratorjem, ki lahko brez pretiranega napora pokukakjo v te dokumente, če imajo čas in jih tematika zanima. Druga možnost je kodiranje in elektronsko podpisovanje e-pošte, ki pa običajno ni brezplačno. Zato smo v SWTOOLS d.o.o. razvili lasten sistem za varno izmenjavo podatkov, ki teče kar znotraj našega sistema za obračun plač. Tako smo poceni in učinkovito rešili te probleme in naročnikom omogočili rešitev brez kakršnihkoli dodatnih stroškov.

Varnost podatkov II

Podatki o plačah imajo najdaljšo življensko dobo med vsemi podatki - po naši zakonodaji nimajo zastaralnega roka. Zato je dobro, če so podatki varno shranjeni v elektronski obliki, saj jih tako v primeru potrebe lažje in hitreje najdemo. Pri tem se skozi daljše časovno obdobje spreminjajo tehnologije in sistemi, zato nekateri še dandanes prisegajo na papir. Pri nas poskrbimo za to, da se z menjavanjem tehnologij in sistemov nadgradijo tudi podatki in so na razpolago v vseh možnih oblikah (aplikacija, PDF, baza podatkov). S tem našim naročnikom omogočamo brezskrbnost na tem področju in taudi tako prispevamo k znižanju stroškov.

Varnost podatkov III

Seveda je pri varnosti podatkov v primeru zunanjega izvajanja potrebno poskrbeti, da ima(jo) dostop do podatkov zgolj osebe, ki to tudi zares potrebujejo. Tudi za ta del varnosti je v SWTOOLS d.o.o. dobro posrkbljeno. Glede na to, da od tega pravzaprav živimo, se zelo resno ukvarjamo s tem, da sodelavci vidijo samo tisto, kar je nujno potrebno. Če že potrebujemo testne podatke iz produkcije, jih predhodno anonimiziramo, saj so namenjeni zgolj reševanju tehničnih problemov in ne analaizi kot taki. Za potrebe razvoja in tetsiranja imamo razvit prav tako lasten sistem generiranja podatkov, ki morajo biti formalno pravilni (EMŠO, davčne številke, bančni računi, ipd.).